Teknik Serviste Yedek Parça Stok Takibi: Kritik Stok, Raf Yeri ve Otomatik Düşüm

Teknik serviste parça stoğu iki yönlü bir risktir. Az stok, işlerin “Parça Bekliyor” aşamasında takılması ve müşterinin günlerce beklemesi demektir. Fazla stok ise rafta bekleyen, zamanla eskiyen ve bağlanan para demektir. Yedek parça stok takibi, bu iki uç arasında dengeyi kurmanın tek yoludur.

Stok takibi neden bozulur?

Küçük servislerde stok kayıtları genellikle şu nedenlerle gerçeği yansıtmaz:

• Teknisyen sahada parça kullanır ama kayda geçirmez.
• Müşterinin reddettiği parça rafa geri konur, kayıtta düşük kalır.
• Tedarikçiden gelen parçalar faturası girilmeden rafa yerleştirilir.
• Aynı parça farklı isimlerle kaydedilir (“fan motoru”, “fan motor”, “aspiratör motoru”).

Sonuç: ekranda olan parça rafta yoktur ya da raftaki parça ekranda görünmez.

Stok kartı: her şey buradan başlar

Her parça için bir stok kartı açın ve şu bilgileri tutun:

Kritik stok seviyesi nasıl belirlenir?

Kritik seviye, parça yeniden gelene kadar ihtiyaç duyacağınız miktardır. Basit bir yaklaşım:

Kritik seviye ≈ günlük ortalama kullanım × tedarik süresi (gün) + güvenlik payı

Haftada iki fan motoru kullanıyor ve tedarikçiniz üç günde getiriyorsa, kritik seviyeyi 2 olarak belirlemek makuldür. Stok bu seviyeye düştüğünde kritik stok uyarısı alırsınız ve sipariş verirsiniz.

İş emrinden otomatik düşüm ve iade

Stok takibinin en önemli kuralı: parça, iş emrine eklendiği anda stoktan düşmelidir. Ayrı bir deftere yazmayı beklemek, unutulmaya davetiye çıkarır.

Teknisyo’da iş emrine stoktan eklenen parça otomatik düşer. Müşteri teklif bağlantısında o kalemi reddederse parça stoğa iade edilir. Böylece “teklif verdik ama müşteri istemedi” durumları stoğu bozmaz.

Alış faturası ile stok girişi

Tedarikçiden parça geldiğinde, faturayı sisteme girerek stoğu artırın. Teknisyo’da tedarikçi kartından alış faturası girildiğinde:

• Faturadaki parçalar stoğa eklenir,
• Tedarikçinin cari hesabına borç olarak işlenir,
• Tedarikçiye yaptığınız ödemeler aynı hesaptan düşülür.

Böylece hem stok hem de “parçacıya ne kadar borcum var?” sorusu aynı yerden cevaplanır. Ayrıntılar: teknik servis ön muhasebe ve cari takip.

Teknisyenin yanındaki parçalar sorunu

Sahada çalışan teknisyenler sık kullanılan parçaları yanlarında taşır. Bu parçalar kullanıldığında kayda geçmezse stok kayıtları hızla bozulur. Basit kurallar:

• Teknisyen kullandığı her parçayı servis raporunu doldururken iş emrine eklesin.
• Teknisyene verilen parçaları haftalık olarak sayın ve kayıtla karşılaştırın.
• Teknisyenin yanındaki parça listesini kısa tutun: yalnızca en sık kullanılanlar.

Ne kadar stok tutmalı?

Her parçayı stokta tutmak gerekmez. Parçalarınızı üç gruba ayırın:

1. Çok dönen parçalar (filtreler, sensörler, contalar): her zaman stokta, kritik seviyeli.
2. Orta dönen parçalar (motorlar, pompalar, kartlar): popüler modeller için az miktarda.
3. Nadir parçalar (eski model kartlar, özel parçalar): sipariş üzerine.

Raporlarda en çok yapılan işler ve cihaz türü dağılımı, hangi parçaların çok döndüğünü anlamanıza yardımcı olur.

Sayım

Kayıt ne kadar düzenli olursa olsun, belirli aralıklarla fiziksel sayım yapın. Çok dönen parçaları ayda bir, diğerlerini üç ayda bir saymak çoğu servis için yeterlidir. Raf yeri kodları sayımı hızlandırır.

Özet

Teknik serviste stok takibinin özü üç kuraldır: her parçanın tek bir stok kartı olsun, parça iş emrine eklendiği anda düşsün, tedarikçiden gelen parça fatura girilerek stoğa eklensin. Kritik stok seviyesi ve düzenli sayım bu düzeni tamamlar. Sonuç: daha az “Parça Bekliyor”, daha az rafta bağlı para.