Teknik Serviste Fiyat Teklifi Nasıl Hazırlanır? İşçilik, Parça, KDV ve Müşteri Onayı

Teknik serviste en sık yaşanan anlaşmazlık konusu fiyattır: “Bu kadar tutacağını söylemediniz”, “Ben sadece bakım istemiştim”, “O parçayı değiştirin dememiştim.” Bu cümlelerin neredeyse tamamı, işe başlamadan önce net bir fiyat teklifi sunulmamasından ve müşterinin onayının kayda alınmamasından kaynaklanır.

İyi bir teklifin 5 özelliği

1. Kalemlere ayrılmıştır. İşçilik, parça ve diğer giderler ayrı satırlardadır.
2. Şeffaftır. Birim fiyat, miktar, iskonto ve KDV görünür.
3. Seçenek sunar. Gerekirse orijinal ve muadil parça ayrı kalem olarak gösterilir.
4. Süreyle sınırlıdır. Parça fiyatları değişebileceği için geçerlilik süresi bellidir.
5. Onayı kayda girer. Müşterinin hangi kalemi kabul ettiği yazılıdır.

Teklifin yapı taşları

İşçilik kataloğu

Sık yaptığınız işleri — kombi yıllık bakımı, split klima montajı, anakart değişimi, yazıcı bakım seti değişimi — hazır fiyatlarıyla bir işçilik kataloğunda tutun. Teklif hazırlarken bu kalemler tek tıkla eklenir; her seferinde fiyat düşünmek ve teknisyenler arasında farklı fiyat söylemek ortadan kalkar. Teknisyo’da katalog hazır kalemlerle gelir ve toplu zam ile tüm fiyatları bir seferde güncelleyebilirsiniz.

Parça

Parçalar stoktan seçilir; satış fiyatı stok kartından gelir. Stokta olmayan bir parça için tedarikçiden fiyat alındıktan sonra kalem eklenir. Onaylanan parça iş emrine eklendiğinde stoktan düşer; müşteri reddederse stoğa iade edilir.

Serbest kalem

Kataloğa ve stoğa uymayan her şey: özel bir sarf malzemesi, dışarıda yaptırılan bir işlem, yol ücreti. Serbest kalemi de diğerleri gibi açık bir açıklamayla yazın.

İskonto ve KDV

Kalem bazında iskonto (ör. sadık müşteriye işçilikte %10) ve kalem bazında KDV oranı uygulanır; en sonda istenirse genel iskonto. Müşterinin göreceği tablo şöyle olmalıdır:

(Rakamlar örnektir.)

Arıza tespit ücreti: baştan söyleyin

Birçok teknik servis yerinde servis veya ayrıntılı inceleme için bir arıza tespit (keşif) ücreti alır. Bu ücretin ne zaman alınacağı — onarım onaylanmazsa mı, her durumda mı, onarım bedelinden düşülerek mi — servis talebi alınırken müşteriye söylenmelidir. Teklifte ayrı kalem olarak görünmesi, sonradan şaşkınlık yaratmaz. Örnek metin için arıza tespit ücreti onay formu şablonumuza bakın.

Müşteri onayı: telefon yetmez

Telefonda “tamam, yapın” denilen bir işin kaydı yoktur. Ay sonunda fatura kesilirken müşteri hangi kalemi onayladığını hatırlamayabilir. Çözüm, teklifi yazılı göndermek ve onayı kayda almaktır.

Teknisyo’da teklif hazırlandıktan sonra müşteriye WhatsApp ile bir takip ve onay bağlantısı gönderilir. Müşteri bağlantıyı açar, kalemleri tek tek görür ve her kalemi ayrı ayrı onaylar veya reddeder. Uygulama indirmek ya da şifre oluşturmak gerekmez. Onay iş emrine düşer, iş “Onay Bekliyor” durumundan çıkar; reddedilen parçalar stoğa geri döner.

Kalem bazında onayın iki faydası vardır:

• Müşteri “hepsi ya da hiçbiri” baskısı hissetmez; acil olanı onaylayıp diğerini erteleyebilir.
• Reddedilen bir “Acil” bulgu kayda geçer; ileride arıza tekrarlarsa müşterinin bilgilendirildiği bellidir.

Ek iş çıkarsa ne olmalı?

Sökümden sonra ilk teklifte olmayan bir arıza ortaya çıkabilir. Kural basit: yeni kalem, yeni onay. Ek kalemi teklife ekleyip müşteriye tekrar gönderin; fotoğrafla destekleyin. Onay gelmeden ek işe başlamayın.

Teklifin geçerlilik süresi

Parça fiyatlarının sık değiştiği dönemlerde teklife bir geçerlilik süresi yazın (ör. 7 gün). Süre dolduktan sonra onay gelirse parça fiyatlarını kontrol edip gerekirse teklifi güncelleyin.

Sık yapılan hatalar

• Tek satır toplam yazmak: “Onarım 4.000 TL” müşteride güvensizlik yaratır.
• İşçiliği parçaya gömmek: teknisyen primi ve kârlılık analizi imkânsızlaşır.
• Onayı not etmemek: ödeme aşamasında ispat kalmaz.
• Arıza tespit ücretini sonradan söylemek: müşteriyle ilişkiyi zedeler.

Özet

Şeffaf bir teklif ve kayda geçen bir onay, teknik serviste ödeme tartışmalarının büyük bölümünü ortadan kaldırır. İşçilik kataloğu, stoktan parça, kalem bazlı iskonto ve KDV ile hazırlanan; müşteriye bağlantıyla gönderilip kalem kalem onaylanan bir teklif hem müşteri memnuniyetini hem tahsilatı iyileştirir. Teklif onaylandıktan sonraki adım: servis raporu nasıl hazırlanır?